Thứ năm, 21 Tháng mười một 2013 09:07

Kĩ năng lập kế hoạch

By 
Rate this item
(0 votes)

Trong cuộc sống ngày nay, nhìn đâu ta cũng thấy một sự tất bật, xô bồ, hối hả. Khi mà công việc càng ngày càng áp lực, căng thẳng và phức tạp thì cách làm việc và sắp xếp công việc ngẫu hứng không còn phù hợp nữa, thay vào đó là việc lập kế hoạch và tổ chức công việc hiệu quả ngày càng trở nên quan trọng và hữu ích.

Khái niệm

Kế hoạch là tập hợp những hoạt động được sắp xếp theo lịch trình, có thời hạn, nguồn lực, đặt ra những mục tiêu cụ thể nhất và xác định biện pháp tốt nhất,… để thực hiện một mục tiêu cuối cùng đã được đề ra. Khi đã lập được kế hoạch thì tư duy quản lý của bạn sẽ có hệ thống hơn để giúp bạn dự đoán được điều gì sắp xảy ra. Bạn sẽ kết hợp được mọi nguồn lực của cá nhân và tổ chức để tạo ra một sức mạnh tổng hợp, có thể giữ vững hướng tiến công vào mục tiêu cuối cùng hướng đến. Ngoài ra, bạn cũng sẽ dễ dàng kiểm tra, giám sát một cách hiệu quả việc thực hiện công việc của mình.

Kĩ năng lập kế hoạch

Vai trò

Kế hoạch là một trong các công cụ có ý nghĩa quan trọng trong việc phối kết hợp nỗ lực của các thành viên trong một tập thể. Lập kế hoạch cho bạn biết mục tiêu, và cách thức hoạt động để đạt được mục tiêu hiệu quả. Khi tất cả thành viên trong cùng một tập thể biết được doanh nghiệp mình sẽ đi đến đâu và họ cần phải đóng góp những gì để đạt được mục tiêu đó, thì chắc chắn rằng họ sẽ phối hợp tác cùng nhau và làm việc một cách có tổ chức. Nếu không có kế hoạch thì quỹ đạo đi tới mục tiêu cuối cùng của doanh nghiệp sẽ phi hiệu quả .

-  Lập kế hoạch có tác dụng giảm thiểu tính bất ổn của doanh nghiệp hay tổ chức. Sự bất ổn và thay đổi của môi trường khiến cho công tác lập kế hoạch trở thành điều tất yếu và cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp, mỗi nhà quản trị. Lập kế hoạch buộc các nhà quản trị phải nhìn về phía trước, tiên liệu được các thay đổi trong nội bộ cũng như môi trường bên ngoài đồng thời cân nhắc các ảnh hưởng của những vấn đề đó để đưa ra những biện pháp giải quyết kịp thời.

-  Lập kế hoạch làm giảm đi sự chồng chéo và lãng phí nguồn lực của doanh nghiệp. Khi đã lập kế hoạch thì những mục tiêu được xác định, các cách thức thực hiện tốt nhất đã được lựa chọn vì thế nguồn lực  sẽ được sử dụng một cách có hiệu quả, tối thiểu nhất chi phí.

-  Lập kế hoạch xác lập được những tiêu chuẩn nhất định, tạo điều kiện cho công tác kiểm tra đạt kết quả tốt. Doanh nghiệp không xác định được mình phải đạt được điều gì và thực hiện bằng cách nào, tất nhiên sẽ không thể biết đựợc mình có thực hiện được mục tiêu hay chưa, và chắc chắn cũng không thể đưa ra được những biện pháp để xử lý kịp thời khi có những sai lệch xảy ra. Vì vậy, có thể nói rằng nếu không có kế hoạch thì cũng không có kiểm tra.

Đối với mỗi cá nhân cũng vậy, nếu bạn không biết tự lập kế hoạch cho bản thân mình thì sẽ không thể xác định rõ mục tiêu của bạn cần phải đạt tới là gì? Với năng lực vốn có thì bạn cần phải làm gì, thực hiện như thế nào để đạt được mục tiêu đó? Không có kế hoạch bạn sẽ không có những thời gian biểu cho những hoạt động của mình, không có được sự bứt phá và cố gắng hết mình để đạt mục tiêu. Vì vậy mà bạn cứ để thời gian trôi đi vô ích, hành động một cách thụ động trước những đổi thay của môi trường xung quanh. Vì thế, việc đạt mục tiêu của mỗi cá nhân sẽ thấp, thậm chí còn không thể đạt được.

Tóm lại, kỹ năng lập kế hoạch là kỹ năng đầu tiên, xuất phát điểm của mọi quá trình. Bất kể là cấp quản lý hay nhân viên, việc lập kế hoạch có hiệu quả sẽ là chiếc chìa khoá mở ra những phương pháp thực hiện một cách hiệu quả những mục tiêu đã đề ra.

Cách lập kế hoạch:

Để có thể lập được kế hoạch chi tiết và khoa học, bạn có thể dùng phương pháp 5W1H2C5M bao gồm:

1. Xác định mục tiêu và yêu cầu (Why)

Khi bắt tay vào làm một công việc, trước tiên bạn cần phải tự hỏi mình:

- Tại sao bạn phải làm công việc này?

- Ý nghĩa của công việc đó đối với tổ chức, bộ phận của bạn?

- Sẽ có hậu quả gì nếu bạn không thực hiện chúng?

Khi thực hiện một công việc thì trước tiên bạn nên xem xét WHY với nội dung như trên. Một khi đã xác định được yêu cầu, mục tiêu bạn sẽ luôn hướng trọng tâm công việc vào mục tiêu đó và đánh giá hiệu quả cuối cùng.

Kĩ năng lập kế hoạch - Xác định mục tiêu

2. Xác định nội dung của công việc (What)

- WHAT: (cái gì?) Nội dung của công việc đó là gì?

- Bạn hãy đưa chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.

- Bạn phải chắc chắn rằng, bước sau là sự phát triển của bước trước nó.

3. Xác định 3W              

- WHERE: (ở đâu?) bao gồm:

+ Công việc được thực hiện tại đâu?

+ Giao hàng hóa, dịch vụ tại địa điểm nào?

+ Kiểm tra ở bộ phận nào ?

+ Thử nghiệm tại công đoạn nào ? v.v…

- WHEN: (khi nào?) Công việc thực hiện vào lúc nào, lúc nào thì giao, lúc nào kết thúc…

+ Để xác định thời hạn của công việc, bạn cần phải xác định được mức độ khẩn cấp và quan trọng của từng công việc.

+ Gồm có 4 loại công việc: công việc quan trọng và khẩn cấp, công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, công việc không quan trọng và không khẩn cấp. Bạn cần  phải thực hiện công việc quan trọng và khẩn cấp trước tiên.

- WHO: (ai?) bao gồm:

+ Ai làm công việc đó

+ Ai là người kiểm tra

+ Ai là người hỗ trợ

+ Ai là người chịu trách nhiệm,…

Kĩ năng lập kế hoach

4. Xác định các cách thức thực hiện (How)

HOW: (như thế nào?) bao gồm:

- Các tài liệu hướng dẫn thực hiện? ( những cách thức thực hiện từng công việc)

- Tiêu chuẩn ra sao?

- Có máy móc thì vận hành như thế nào?

5. Xác định phương pháp kiểm soát (Control)

Cách thức kiểm soát liên quan đến:

- Công việc có những đặc tính gì?

- Làm thế nào để  có thể đo lường các đặc tính đó?

- Đo lường bằng  những dụng cụ và máy móc ra sao?

- Có bao nhiêu điểm kiểm soát và bao nhiêu điểm kiểm soát trọng yếu.

6. Xác định phương pháp kiểm tra (Check)

Phương pháp kiểm tra liên quan đến:

- Trong công việc có những bước nào cần phải kiểm tra.

- Tần suất kiểm tra công việc như thế nào? Việc kiểm tra thực hiện 1 lần hay thường xuyên?

- Ai là người tiến hành kiểm tra?

- Có những điểm kiểm tra nào trọng yếu?

- Tổ chức của bạn không thể có đủ các nguồn lực để kiểm tra tất cả các công đoạn, vì vậy chỉ tiến hành kiểm tra điểm trọng yếu.

- Điểm kiểm tra trọng yếu tuân thủ theo nguyên tắc Pareto (20/80), nghĩa là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20% trong tổng số lượng nhưng lại chiếm đến 80% khối lượng sai sót.

7. Xác định các nguồn lực (5M)

Có những kế hoạch chỉ chú trọng đến công việc nhưng lại không chú trọng đến nguồn lực, mặc dù chỉ có nguồn lực mới có thể đảm bảo kế hoạch được khả thi.

Nguồn lực gồm các yếu tố:

+ Man = nguồn nhân lực

+ Money = Tiền bạc

+ Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng

+ Machine = máy móc/công nghệ

+ Method = phương pháp làm việc

- MAN, gồm các nội dung:

+ Có những ai sẽ thực hiện công việc đó? Họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, năng lực, phẩm chất,... phù hợp?

+ Ai là người hỗ trợ?

+ Ai là người kiểm tra?

+ Nếu cần thiết phải có nguồn dự phòng thì liệu đủ nguồn lực để hỗ trợ không?

- MATERIAL: nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm:

+ Xác định các tiêu chuẩn nguyên vật liệu

+ Tiêu chuẩn của nhà cung ứng

+ Xác định các phương pháp giao hàng

+ Thời hạn giao hàng

Read 310205 times Last modified on Thứ tư, 07 Tháng Hai 2018 01:41

3499 comments

Leave a comment

Make sure you enter the (*) required information where indicated. HTML code is not allowed.

Đăng ký nhận thông tin

Hãy để lại Email vào ô dưới đây để luôn được cập nhật thông tin mới nhất từ chúng tôi!

Liên hệ với chúng tôi

Tầng 23, HH2 Bắc Hà, Lê Văn Lương, TP Hà Nội

  • Hot line: (+84) 0932.613.555

Kết nối tới chúng tôi

Hãy theo dõi chúng tôi trên mạng xã hội.
Trang chủ Dịch Vụ Đào Tạo Kỹ Năng Mềm Kĩ năng lập kế hoạch